Bij veel bedrijven wordt niet altijd de beste koffie gedronken. En dat is een understatement. Aan het woord is Geert. Het was voor hem reden om in 2003 Idé Coffee Systems op te richten. “Want”, zegt hij “het schenken van kwalitatief hoogwaardige koffie aan je bezoekers of medewerkers is een teken van respect. En datzelfde geldt eigenlijk voor het nakomen van je beloften. En daarvoor vertrouwen we sinds enige tijd op Exact Online via onze partner Trustteam. Ook zij leveren bewezen kwaliteit en zijn toevallig net uitgeroepen tot Exact Partner of the Year 2024.”

Geert heeft Idé Coffee Systems in 2003 vanaf nul opgebouwd en werkt inmiddels dagelijks met achttien medewerkers aan het verhogen van de kwaliteit van de koffie bij bedrijven. “Op een bepaald moment was ik op zoek naar software om de boekhoudkundige taken en de in- en aankoopprocessen te stroomlijnen”, zegt Geert. “Ik kende Karel van Trustteam vanuit mijn vorige loopbaan, en zodoende ben ik ook bij hem te rade gegaan. Hij stelde voor om met Exact Online te gaan werken. Ik herinner me nog dat dat destijds een hele grote stap was. Ik was namelijk gewend aan MS DOS-programma’s.”

Compleet ecosysteem

Van de overstap naar Exact Online heeft Geert nog geen moment spijt gehad. “Ik heb in mijn leven al met heel wat verschillende boekhoudpakketten gewerkt, maar Exact Online heeft absoluut de voorkeur. Al was het in het begin natuurlijk wel een beetje aanpassen en leren hoe de software werkt.” Zusterbedrijf Coffee Technics, de technische dienst van Idé Coffee Systems maakt daarnaast nog gebruik van Exact Online Handel. “En die is weer gekoppeld aan de boekhouding en met een externe applicatie waarmee wij de planning doen van onze techniekers op de baan. Trustteam heeft intussen voor ons dus een compleet Exact-ecosysteem gebouwd. Het grootste voordeel voor mij persoonlijk is dat ik de software altijd en overal kan benaderen.”

Altijd bereikbaar

Geert heeft volgens eigen zeggen nog nooit problemen ondervonden met de software van Exact. “Iets dat met vorige boekhoudpakketten eerder regel was dan uitzondering”, zegt hij. “De

continuïteit en beschikbaarheid is echt top. En nogmaals, als je tien jaar lang dezelfde schoenen draagt en je moet plotseling een nieuw paar aanpassen, heb je daar wat aanpassingstijd voor nodig. Met Exact Online was dat ook zo. Maar als je de software goed onder de knie hebt, dan gaat alles bij wijze van spreken vanzelf. Ook de uitgebreide mogelijkheden van integraties met third party applicaties maakt de software voor ons ontzettend gebruiksvriendelijk, voorkomt dubbele taken en verhoogt de efficiëntie. En dat alles is natuurlijk ook te danken aan de kwaliteiten van Trustteam. Ze verstaan hun vak en zijn altijd bereikbaar.”

Ga automatiseren!

Trustteam en Exact werken al vele jaren succesvol samen. Dankzij hun brede expertise en betrokkenheid is Trustteam een sleutelpartner geworden in de Belgische markt. Met een breed scala aan producten, sterke ondersteuning en vlotte implementaties, zorgt het bedrijf ervoor dat klanten steeds op de best mogelijke manier bediend worden. Idé Coffee bewijst dat een goed en stabiele softwarepartner bijdraagt aan de groei van een onderneming. “Als ik nu na meer dan twintig jaar terugkijk op het verleden, dan zou ik zeker naar andere bedrijven adviseren om goed na te denken over automatisatie”, zegt Geert. “Alles wat je automatisch kan laten verlopen, moet je zeker in de huidige wereld automatiseren. Je merkt het pas wanneer je effectief zelf met die automatisering start, dat je dan gaat denken van, oh ja, dat had al veel eerder kunnen gebeuren.”

Trustteam en Idé Coffee gaan al jaren hand-in-hand. “Meest recente uitbreiding in het ecosysteem vormde het automatiseren van de rappels. “Vooral met ons zusterbedrijf Coffee Technics hadden we een beetje vertraging in het binnenkomen van de betalingen. We zijn sinds een paar maanden overgeschakeld naar automatisering van de rappels. Dat verloopt nu dus volledig volautomatisch. Ik had gedacht dat er veel klachten gingen komen van klanten, maar dat is absoluut niet het geval. Voor mij is het een mooie les, dat we ons niet moeten inhouden om in de toekomst nog verschillende andere processen te automatiseren. En zodoende de kwaliteit van onze dienstverlening samen met Trustteam steeds verder te verbeteren, op hetzelfde hoge niveau als onze koffie.” Wordt ongetwijfeld vervolgd!